Migrer Gmail et Drive vers une suite européenne

1. Prérequis

• Un compte de super administrateur Google Workspace, avec la validation en deux étapes activée.
• Les boîtes de destination déjà créées, avec les mêmes adresses.
• L'accès aux DNS de votre nom de domaine, chez votre registrar.
• Un ordinateur qui peut rester allumé plusieurs heures pour les copies.
• Dans la console d'administration Google, l'accès IMAP autorisé pour les utilisateurs (réglages de Gmail, accès POP et IMAP), et Google Takeout autorisé si vous comptez l'utiliser.

2. Libellés Gmail et dossiers

Gmail ne range pas les messages dans des dossiers : il leur colle des libellés, et un même message peut en porter plusieurs. Les autres messageries utilisent des dossiers, où chaque message n'est qu'à un endroit.

Quand on lit Gmail par IMAP, chaque libellé apparaît comme un dossier. Un message qui porte trois libellés apparaît donc dans trois dossiers, et une copie naïve le recopie trois fois. S'y ajoutent les dossiers spéciaux de Gmail : « Tous les messages » contient tout, « Important » et « Suivis » en contiennent une partie.

Pour éviter les doublons :

• copiez la boîte de réception, les messages envoyés, les brouillons et chacun de vos libellés ;
• excluez « Tous les messages », « Important » et « Suivis » ;
• copiez à part les messages archivés qui ne portent aucun libellé, sinon ils seraient perdus : dans Gmail, recherchez has:nouserlabels -in:inbox -in:sent, appliquez-leur un libellé « Archives », puis copiez ce libellé comme les autres.

3. Copier les mails

Méthode recommandée : copie de serveur à serveur

Un outil de synchronisation IMAP lit la boîte Gmail et écrit dans la nouvelle boîte, dossier par dossier. Il peut être relancé autant de fois que nécessaire : il ne recopie que ce qui manque. C'est ce qui permet de faire une grande copie à l'avance, puis une dernière copie rapide le jour de la bascule.

L'outil libre de référence est imapsync. Côté Google, la connexion se fait soit avec un mot de passe d'application (validation en deux étapes activée et mots de passe d'application autorisés par l'administrateur), soit par OAuth. Une commande type, à adapter :

imapsync \
  --host1 imap.gmail.com --ssl1 --user1 camille@votre-structure.fr \
  --password1 "mot-de-passe-d-application" \
  --host2 imap.nouveau-fournisseur.eu --ssl2 --user2 camille@votre-structure.fr \
  --password2 "mot-de-passe-de-la-nouvelle-boite" \
  --gmail1 \
  --exclude "\[Gmail\]/(Tous les messages|All Mail|Important|Suivis|Starred)"

L'option --gmail1 règle l'outil pour Gmail (correspondance des dossiers spéciaux, limites de débit). Relancez la même commande le jour de la bascule.

Google limite le volume téléchargé par jour et par compte en IMAP. Pour une boîte de plusieurs dizaines de gigaoctets, la première copie peut prendre plusieurs jours : lancez-la tôt.

Méthode simple : export puis import

Pour une ou deux boîtes de taille modeste :

1. Dans Google Takeout, exportez Gmail. Vous obtenez un fichier MBOX par boîte, où chaque message garde ses libellés dans un en-tête.
2. Dans Thunderbird, installez l'extension ImportExportTools NG et importez le fichier MBOX dans un dossier local.
3. Ajoutez la nouvelle boîte dans Thunderbird et faites glisser les messages vers ses dossiers.

Cette méthode ne permet pas de rattraper facilement les messages arrivés après l'export : elle convient quand on change les DNS juste après.

4. Changer les DNS

1. 48 heures avant : abaissez le TTL des enregistrements MX à 300 secondes.
2. Le jour J : remplacez les enregistrements MX de Google par ceux du nouveau fournisseur.
3. Dans la foulée : remplacez dans l'enregistrement SPF la mention include:_spf.google.com par celle du nouveau fournisseur, publiez sa clé DKIM et vérifiez votre enregistrement DMARC.
4. Une heure après : relancez la copie des mails pour rattraper les messages arrivés chez Google pendant la propagation.
5. Pendant une semaine : gardez dans chaque boîte Gmail un transfert automatique vers la nouvelle adresse, pour les rares serveurs qui gardent l'ancien MX en mémoire.

Ne supprimez pas les enregistrements de vérification de Google (google-site-verification) avant la fermeture du compte Google.

5. Ce que Drive n'exporte pas

Avant d'exporter, sachez ce qui ne suivra pas les fichiers :

• Les partages. Aucun export ne les reproduit : il faut les recréer à l'arrivée.
• L'historique des versions. Seule la dernière version est exportée.
• Les fichiers partagés avec vous. Ils appartiennent à leur propriétaire : ils sont dans son export, pas dans le vôtre.
• Les formulaires, sites et scripts. Ils n'ont pas d'équivalent direct : à recréer ou à archiver (les réponses aux formulaires s'exportent dans un tableur).

Les fichiers Docs, Sheets et Slides sont convertis à l'export. La mise en page simple passe bien ; les mises en page complexes, les formules propres à Google Sheets et les animations de Slides demandent une vérification.

6. Exporter et convertir les fichiers

Exporter

• Google Takeout, utilisé par chaque personne : choisissez Drive, puis le format d'export de chaque type de document. Les archives sont découpées en fichiers dont vous choisissez la taille, jusqu'à 50 Go.
• L'outil d'exportation des données de la console d'administration exporte toute l'organisation, drives partagés compris. Il demande un compte de super administrateur ouvert depuis au moins 30 jours, la validation en deux étapes et Google Cloud activé : les archives sont déposées dans un espace Google Cloud Storage, supprimé 60 jours après le début de l'export. Vérifiez la localisation proposée pour cet espace. Comptez de 2 à 14 jours.

Convertir en OpenDocument

Si Takeout vous a donné des fichiers Word, Excel ou PowerPoint, la plupart des suites européennes les ouvrent directement. Pour les convertir en OpenDocument d'un coup, LibreOffice le fait en ligne de commande :

soffice --headless --convert-to odt *.docx
soffice --headless --convert-to ods *.xlsx
soffice --headless --convert-to odp *.pptx

Gardez les originaux jusqu'à ce que vous ayez vérifié un échantillon des fichiers convertis.

7. Importer et recréer les partages

1. Reproduisez l'arborescence. Déposez les dossiers tels quels, par glisser-déposer dans le navigateur ou avec le client de synchronisation du nouveau stockage. Pour de gros volumes, le client de synchronisation reprend mieux après une coupure.
2. Créez un espace d'équipe par drive partagé. Les drives partagés de Google deviennent des dossiers ou des espaces d'équipe, avec les mêmes membres.
3. Recréez les partages. Pour une petite équipe, notez avant l'export les dossiers partagés et avec qui. Pour un relevé complet, l'API Drive ou l'outil libre GAM peuvent lister les droits de chaque fichier.
4. Prévenez vos contacts extérieurs. Les liens de partage Google qu'ils ont reçus ne fonctionneront plus : envoyez-leur les nouveaux liens.

8. Agendas et contacts

• Agendas : exportez-les depuis les paramètres de Google Agenda ou par Takeout, au format iCalendar (.ics), puis importez chaque fichier dans le nouvel agenda. Les invitations futures restent liées à l'organisateur : signalez la bascule aux personnes qui vous invitent souvent.
• Contacts : exportez-les depuis Google Contacts au format vCard (.vcf), puis importez le fichier dans le nouveau carnet.
• Téléphones : ajoutez les comptes CalDAV et CardDAV du nouveau fournisseur, puis retirez le compte Google.

9. Vérifier

• Nombre de messages comparable, dossier par dossier, entre Gmail et la nouvelle boîte
• Mail envoyé et reçu depuis et vers une adresse extérieure
• SPF, DKIM et DMARC valides pour le nouveau fournisseur
• Nombre de fichiers comparable entre l'export et le nouveau stockage
• Échantillon de documents ouverts et relus, en particulier les tableaux complexes
• Partages recréés et testés avec un membre de l'équipe
• Agendas et contacts visibles sur ordinateur et sur téléphone