Quitter Google Workspace

1. Avant de commencer

Quitter Google Workspace ne veut pas dire changer d'adresse mail. Si vous utilisez votre propre nom de domaine (par exemple vous@votre-structure.fr), il vous appartient : vous le gardez, et vos correspondants ne verront aucune différence. Seul le service qui reçoit et range vos mails change.

Une migration réussie tient en trois principes :

• Copier avant de couper. Rien n'est supprimé chez Google tant que vous n'avez pas vérifié que tout est arrivé à destination.
• Basculer d'un coup. Toute l'équipe change le même jour. Une période où certains sont chez Google et d'autres ailleurs crée des mails égarés et des fichiers en double.
• Garder une copie. Avant de fermer le compte Google, faites un export complet et conservez-le hors ligne.

2. Faire l'inventaire

Commencez par la console d'administration Google, avec un compte de super administrateur. Notez :

Deux points sont souvent oubliés :

• Les comptes ouverts avec « Se connecter avec Google ». Outils de facturation, de comptabilité, de gestion de projet : si un compte a été créé avec ce bouton, il dépend du compte Google. Avant la fermeture, ajoutez dans chacun un mot de passe ou une autre méthode de connexion.
• Le nom de domaine acheté chez Google. Google a cédé son activité de registrar à Squarespace en 2023. Si votre domaine a été acheté chez Google Domains, il se trouve aujourd'hui chez Squarespace. Vous pouvez le transférer chez un registrar européen.

3. Choisir les remplaçants

Chaque outil Google a un équivalent européen. Plutôt qu'une marque, regardez ces critères :

• Hébergement et entreprise en Europe. Un hébergement en Europe ne suffit pas : une entreprise américaine reste soumise au droit américain, qui peut l'obliger à transmettre des données stockées à l'étranger (loi CLOUD Act de 2018).
• Protocoles standard. IMAP et SMTP pour les mails, CalDAV pour les agendas, CardDAV pour les contacts. Vous pourrez changer de fournisseur plus tard sans tout refaire.
• Formats ouverts. OpenDocument (.odt, .ods, .odp) pour les documents, avec ouverture et export des formats Word, Excel et PowerPoint pour vos échanges.
• Réversibilité. Un export complet de vos données, à tout moment, sans frais.
• Prise en main. Pour une petite équipe, le meilleur outil est celui qu'on retrouve sans formation.

Vous pouvez assembler plusieurs services, ou choisir une suite qui les réunit sous une seule connexion. La deuxième option évite à l'équipe de jongler entre plusieurs comptes.

4. Préparer la bascule

1. Choisissez une date. Une fin de semaine ou une période calme. Prévoyez une journée de disponibilité le lendemain pour répondre aux questions.
2. Prévenez l'équipe une semaine avant. Ce qui change, ce qui ne change pas (les adresses), et ce que chacun doit faire : ajouter un mot de passe aux comptes « Se connecter avec Google », installer les nouvelles applications sur son téléphone.
3. Abaissez la durée de cache des DNS 48 heures avant. Chez votre registrar, réglez la durée de vie (TTL) des enregistrements MX à 300 secondes. Le jour de la bascule, le changement se propagera en quelques minutes au lieu de plusieurs heures.
4. Créez les comptes à l'arrivée. Mêmes adresses, mêmes alias, mêmes groupes. Ne changez pas encore les DNS.
5. Lancez une première copie des mails et des fichiers. C'est la plus longue. Le jour de la bascule, il ne restera que les nouveautés à copier.

5. Migrer, dans le bon ordre

1. Mails. Copie complète, puis changement des enregistrements MX, puis dernière copie pour rattraper les messages arrivés entre-temps.
2. Fichiers. Export des fichiers de chaque personne et des drives partagés, conversion, dépôt dans le nouveau stockage.
3. Agendas et contacts. Export au format iCalendar (.ics) et vCard (.vcf), import dans les nouveaux agendas et carnets.
4. Partages. Ils ne suivent pas les fichiers : il faut les recréer.

Le détail de chaque étape, avec les outils et les pièges à éviter, est dans le guide Migrer Gmail et Drive vers une suite européenne.

6. Après la bascule

• Envoi et réception. Envoyez un mail depuis et vers une adresse extérieure, pour chaque personne.
• Authentification du domaine. Configurez les enregistrements SPF, DKIM et DMARC du nouveau fournisseur, et retirez ceux de Google. Sans eux, vos mails risquent d'arriver en indésirables.
• Transfert temporaire. Pendant une semaine, quelques serveurs peuvent encore envoyer vers Google. Laissez dans chaque boîte Gmail un transfert automatique vers la nouvelle boîte.
• Téléphones et ordinateurs. Retirez les comptes Google des appareils et ajoutez les nouveaux.
• Comptes tiers. Vérifiez que chacun peut se connecter sans Google à ses outils.

7. Fermer le compte Google

Attendez au moins deux semaines d'usage normal avant de fermer. Puis :

1. Faites un export final, avant toute résiliation. L'outil d'exportation des données de la console d'administration exporte toute l'organisation, mais il demande un compte de super administrateur ouvert depuis au moins 30 jours, la validation en deux étapes et un abonnement actif : les données d'un abonnement résilié ne sont plus exportées. L'export prend de 2 à 14 jours. Pour une très petite équipe, Google Takeout, utilisé par chaque personne, suffit.
2. Conservez cet export hors ligne, sur un disque chiffré, aussi longtemps que vos obligations de conservation l'exigent.
3. Retirez les applications tierces reliées au compte Google.
4. Résiliez l'abonnement dans la console d'administration, rubrique Facturation. Les données seront ensuite supprimées par Google.

8. Liste de contrôle

• Utilisateurs, groupes, alias et drives partagés recensés
• Comptes « Se connecter avec Google » dotés d'un mot de passe
• Nom de domaine accessible chez son registrar
• Remplaçants choisis et comptes créés à l'arrivée
• TTL des MX abaissé 48 heures avant
• Première copie des mails et des fichiers faite
• MX changés, dernière copie faite
• SPF, DKIM et DMARC configurés
• Fichiers, agendas et contacts transférés, partages recréés
• Transfert automatique depuis Gmail pendant une semaine
• Export final conservé hors ligne
• Abonnement Google résilié